Σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων

1.Συμβαλλόμενα μέρη και πεδίο εφαρμογής

Συμβαλλόμενα μέρη της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας Δεδομένων (η «Σύμβαση Επεξεργασίας») είναι αφενός η επιχείρηση που διαθέτει λογαριασμό στο Hournook (ο «Υπεύθυνος Επεξεργασίας», «εσείς») και αφετέρου η ατομική επιχείρηση ΣΙΩΖΟΣ ΘΕΟΧΑΡΗΣ ΠΑΝΑΓΙΩΤΗΣ (Theocharis Panagiotis Siozos) με διακριτικό τίτλο DevTaskHub.com, Markou Mpotsari 83, 546 44 Thessaloniki, Greece, ΑΦΜ 169481343, αριθ. Γ.Ε.ΜΗ. 186989906000 (ο «Εκτελών την Επεξεργασία», «εμείς»). Η Σύμβαση Επεξεργασίας αποτελεί μέρος των Όρων παροχής υπηρεσιών και εφαρμόζεται αυτόματα, χωρίς να απαιτείται χωριστή υπογραφή, κάθε φορά που επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό σας στο πλαίσιο της παροχής του Hournook.

Όροι όπως «δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα», «επεξεργασία», «υπεύθυνος επεξεργασίας», «εκτελών την επεξεργασία», «υποκείμενο των δεδομένων» και «παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα» έχουν την έννοια που τους αποδίδει ο Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 (ο «ΓΚΠΔ»). Σε περίπτωση αντίθεσης μεταξύ της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας και των Όρων ως προς την προστασία δεδομένων, υπερισχύει η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας.

2.Στοιχεία της επεξεργασίας

• Αντικείμενο και σκοπός: η παροχή του Hournook προς εσάς: φιλοξενία της σελίδας κρατήσεών σας, λήψη και διαχείριση κρατήσεων, αποθήκευση αρχείων πελατών, αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για ραντεβού για λογαριασμό σας, στατιστικά στοιχεία, εξαγωγές και υποστήριξη.
• Διάρκεια: για όσο διάστημα χρησιμοποιείτε το Hournook και έως τη διαγραφή των δεδομένων κατά τα οριζόμενα κατωτέρω.
• Φύση της επεξεργασίας: συλλογή μέσω της σελίδας κρατήσεων ή των καταχωρίσεών σας, αποθήκευση, οργάνωση, ανάκτηση, προβολή σε εσάς και την ομάδα σας, διαβίβαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εξαγωγή και διαγραφή.
• Υποκείμενα των δεδομένων: οι πελάτες και οι υποψήφιοι πελάτες σας που κλείνουν ραντεβού ή τους οποίους καταχωρίζετε· το προσωπικό σας και τα μέλη της ομάδας σας.
• Κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα: ονοματεπώνυμο, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός τηλεφώνου, στοιχεία ραντεβού (υπηρεσία, μέλος του προσωπικού, ημερομηνία, ώρα, τιμή, κατάσταση, ιστορικό), μηνύματα πελατών, σημειώσεις που καταγράφετε, καθώς και ονόματα και προγράμματα εργασίας του προσωπικού.
• Ειδικές κατηγορίες: το Hournook δεν έχει σχεδιαστεί για ειδικές κατηγορίες δεδομένων (όπως δεδομένα υγείας). Δεν θα τις καταχωρίζετε, εκτός εάν σας επιτρέπεται από τον νόμο και έχετε διασφαλίσει τις απαιτούμενες εγγυήσεις· εάν το πράξετε, τα μέτρα ασφαλείας της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας εφαρμόζονται και σε αυτές.

3.Επεξεργασία μόνο βάσει των εντολών σας

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο βάσει καταγεγραμμένων εντολών σας, οι οποίες συνίστανται στους παρόντες Όρους και στην παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας, καθώς και στις ρυθμίσεις και ενέργειες που χρησιμοποιείτε στο Hournook. Δεν τα χρησιμοποιούμε για δικούς μας σκοπούς, δεν τα πωλούμε και δεν τα συνδυάζουμε με άλλα δεδομένα, εκτός εάν το δίκαιο της ΕΕ ή το ελληνικό δίκαιο μας υποχρεώνει να τα επεξεργαστούμε· στην περίπτωση αυτή σας ενημερώνουμε εκ των προτέρων, εκτός εάν ο νόμος το απαγορεύει.

Θα σας ενημερώσουμε αμέσως εάν, κατά τη γνώμη μας, κάποια εντολή παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη νομοθεσία για την προστασία δεδομένων.

4.Εμπιστευτικότητα

Όλα τα πρόσωπα που εξουσιοδοτούμε να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας και έχουν πρόσβαση σε αυτά μόνο στον βαθμό που είναι αναγκαίο για την παροχή, την ασφάλεια ή την υποστήριξη της υπηρεσίας.

5.Μέτρα ασφαλείας (άρθρο 32)

Εφαρμόζουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, λαμβάνοντας υπόψη τις τελευταίες εξελίξεις, το κόστος εφαρμογής και τους κινδύνους. Επί του παρόντος περιλαμβάνουν:

• Κρυπτογράφηση κατά τη διαβίβαση (HTTPS με HSTS· κρυπτογραφημένες συνδέσεις με τη βάση δεδομένων).
• Κρυπτογράφηση κατά την αποθήκευση, την οποία παρέχουν οι πάροχοι φιλοξενίας και βάσης δεδομένων μας.
• Λογικό διαχωρισμό των δεδομένων κάθε επιχείρησης, ο οποίος επιβάλλεται σε κάθε αίτημα, και δικαιώματα πρόσβασης βάσει ρόλων για τα μέλη της ομάδας.
• Ισχυρό μονόδρομο κατακερματισμό κωδικών πρόσβασης, ασφαλή cookies συνεδρίας, περιορισμό των προσπαθειών σύνδεσης και κλείδωμα λογαριασμού, καθώς και περιορισμό συχνότητας των ευαίσθητων ενεργειών.
• Πολιτική ασφάλειας περιεχομένου και άλλες κεφαλίδες ασφαλείας σε κάθε σελίδα.
• Αρχείο καταγραφής ελέγχου των σημαντικών ενεργειών σχετικά με λογαριασμούς και δεδομένα.
• Αντίγραφα ασφαλείας που τηρεί ο πάροχος της βάσης δεδομένων μας και επιτρέπουν την αποκατάσταση μετά από περιστατικό.
• Πρόσβαση στα συστήματα παραγωγής μόνο από τον ιδιοκτήτη του παρόχου, με έλεγχο ταυτότητας πολλαπλών παραγόντων στους λογαριασμούς στους παρόχους υπηρεσιών.
• Ελαχιστοποίηση των δεδομένων και αυτόματη διαγραφή, όπως ορίζεται στην πολιτική απορρήτου μας.

Μπορούμε να επικαιροποιούμε τα μέτρα αυτά, υπό την προϋπόθεση ότι δεν μειώνεται το συνολικό επίπεδο ασφάλειας.

6.Υπεκτελούντες την επεξεργασία

Μας παρέχετε γενική άδεια να προσλαμβάνουμε υπεκτελούντες την επεξεργασία. Οι υπεκτελούντες την επεξεργασία που επεξεργάζονται σήμερα τα δεδομένα των πελατών σας είναι οι εξής:

Επιβάλλουμε σε κάθε υπεκτελούντα την επεξεργασία υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων ισοδύναμες με εκείνες της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας και παραμένουμε υπεύθυνοι έναντί σας για την εκπλήρωση των υποχρεώσεών τους. Θα ενημερώνουμε τους κατόχους λογαριασμών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τουλάχιστον 30 ημέρες πριν από την προσθήκη ή την αντικατάσταση υπεκτελούντος την επεξεργασία. Μπορείτε να προβάλετε αντιρρήσεις για εύλογους λόγους προστασίας δεδομένων εντός της προθεσμίας αυτής· εάν δεν μπορούμε ευλόγως να ικανοποιήσουμε την αντίρρησή σας, μπορείτε να καταγγείλετε τη σύμβαση για την επηρεαζόμενη υπηρεσία και να λάβετε αναλογική επιστροφή των προκαταβληθέντων τελών.

7.Διεθνείς διαβιβάσεις

Όταν υπεκτελών την επεξεργασία επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου, διασφαλίζουμε ότι η διαβίβαση συμμορφώνεται με το Κεφάλαιο V του ΓΚΠΔ, μέσω απόφασης επάρκειας (όπως το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ-ΗΠΑ για πιστοποιημένους παρόχους) ή μέσω των τυποποιημένων συμβατικών ρητρών της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, με συμπληρωματικά μέτρα όπου απαιτείται.

8.Συνδρομή σε αιτήματα υποκειμένων των δεδομένων και στη συμμόρφωση

Το Hournook σας επιτρέπει να ανταποκρίνεστε μόνοι σας στα περισσότερα αιτήματα: να βλέπετε, να διορθώνετε και να εξάγετε δεδομένα πελατών, να διαγράφετε έναν πελάτη και να διαγράφετε την επιχείρησή σας. Εάν λάβουμε αίτημα απευθείας από κάποιον πελάτη σας, δεν θα απαντήσουμε εμείς (παρά μόνο για να τον παραπέμψουμε σε εσάς) και θα σας το διαβιβάσουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση.

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση της επεξεργασίας και τις πληροφορίες που έχουμε στη διάθεσή μας, θα σας συνδράμουμε επίσης ευλόγως στην εκπλήρωση των υποχρεώσεών σας σχετικά με την ασφάλεια, τη γνωστοποίηση παραβιάσεων, τις εκτιμήσεις αντικτύπου σχετικά με την προστασία δεδομένων και την προηγούμενη διαβούλευση (άρθρα 32 έως 36 ΓΚΠΔ).

9.Παραβιάσεις δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Θα σας ενημερώνουμε χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση και σε κάθε περίπτωση εντός 48 ωρών αφότου λάβουμε γνώση παραβίασης δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αφορά τα δεδομένα σας, με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τον κάτοχο του λογαριασμού. Η ενημέρωση θα περιγράφει, στον βαθμό που είναι τότε γνωστά, τη φύση της παραβίασης, τις κατηγορίες και τον κατά προσέγγιση αριθμό των επηρεαζόμενων υποκειμένων των δεδομένων και αρχείων, τις πιθανές συνέπειες και τα μέτρα που ελήφθησαν ή προτείνεται να ληφθούν. Θα λάβουμε εύλογα μέτρα για τον περιορισμό της παραβίασης και θα παρέχουμε περαιτέρω πληροφορίες μόλις καθίστανται διαθέσιμες, ώστε να μπορείτε να εκπληρώσετε τις δικές σας υποχρεώσεις γνωστοποίησης προς την εποπτική αρχή και ανακοίνωσης προς τα υποκείμενα των δεδομένων.

10.Διαγραφή και επιστροφή δεδομένων

Μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας οποτεδήποτε. Όταν διαγράφετε έναν πελάτη, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του αφαιρούνται αμέσως και παραμένουν μόνο ανώνυμα αρχεία ραντεβού για τα στατιστικά σας. Όταν διαγράφετε την επιχείρησή σας, όλα τα δεδομένα της διαγράφονται αμέσως από τα ενεργά μας συστήματα. Και στις δύο περιπτώσεις τα δεδομένα αντικαθίστανται στα αντίγραφα ασφαλείας του παρόχου της βάσης δεδομένων μας εντός 30 ημερών, εκτός εάν το δίκαιο της ΕΕ ή το ελληνικό δίκαιο μας υποχρεώνει να τα διατηρήσουμε. Εάν η συνδρομή σας λήξει χωρίς να διαγράψετε την επιχείρησή σας, τα δεδομένα σας παραμένουν στη διάθεσή σας έως ότου τα διαγράψετε.

11.Πληροφορίες και έλεγχοι

Θέτουμε στη διάθεσή σας τις πληροφορίες που είναι ευλόγως αναγκαίες για την απόδειξη της συμμόρφωσης με το άρθρο 28 ΓΚΠΔ και απαντούμε στα γραπτά ερωτήματά σας σχετικά με την επεξεργασία που διενεργούμε. Όπου αυτό δεν επαρκεί, μπορείτε να ελέγξετε τη συμμόρφωσή μας, και μέσω ανεξάρτητου ελεγκτή που δεσμεύεται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας, με γραπτή ειδοποίηση τουλάχιστον 30 ημερών, όχι συχνότερα από μία φορά τον χρόνο (εκτός εάν το απαιτήσει εποπτική αρχή ή μετά από παραβίαση), κατά τις εργάσιμες ώρες και κατά τρόπο που δεν θέτει σε κίνδυνο τα δεδομένα άλλων πελατών ή την ασφάλειά μας. Κάθε μέρος βαρύνεται με τα δικά του έξοδα.

12.Ευθύνη και διάρκεια

Η ευθύνη βάσει της παρούσας Σύμβασης Επεξεργασίας υπόκειται στους περιορισμούς των Όρων, εκτός εάν ο νόμος δεν τους επιτρέπει. Η παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας λήγει αυτοδικαίως όταν πάψουμε να επεξεργαζόμαστε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για λογαριασμό σας· οι υποχρεώσεις σχετικά με τη διαγραφή και την εμπιστευτικότητα εξακολουθούν να ισχύουν έως τότε. Διέπεται από το ίδιο δίκαιο και υπάγεται στα ίδια δικαστήρια με τους Όρους.

13.Επικοινωνία

Ερωτήματα σχετικά με την παρούσα Σύμβαση Επεξεργασίας ή αιτήματα για λήψη αντιγράφου προσυπογεγραμμένου από εμάς: devtaskhub@devtaskhub.com.